Busca avançada é uma ferramenta que permite que você crie facilmente uma busca complexa e personalizada que você refine e adapta às suas necessidades específicas. Ela fornece recursos personalizados que superam as funcionalidades disponíveis na busca básica.
Na Busca avançada, os filtros de busca organizacionais (Cliente, Divisão e Departamento) e os filtros de Status e Grupo de arquivos incluem recursos de seleção múltipla com os quais você poderá selecionar e buscar por uma, todas ou várias entradas no mesmo campo.
Você pode usar os filtros de busca apenas ou em combinação com até cinco critérios, isto é, buscas personalizadas que você cria usando regras, operadores e valores de campo. O Administrador de documentos Iron Mountain Connect facilita a criação de critérios de busca .
- Selecione Busca avançada na lista suspensa Ferramentas de busca localizada na parte superior da barra de busca. A tela Busca avançada será aberta.
- Defina seus filtros de busca. Use quantos filtros de busca forem necessários:
NOTA: Suas configurações de segurança do sistema determinam se as três opções de Tipo de documento abaixo estão disponíveis. Por exemplo, se você não pode visualizar os detalhes do arquivo, Todos e Arquivos” estão desativados.
- Selecione o tipo de retiro de Websphere que deseja incluir em sua busca:
-
- Para exibir apenas documentos da caixa ou documentos do arquivo, clique na caixa ou no botão de rádio do arquivo. Se a sua empresa não lista os arquivos, os resultados da busca não irão conter arquivos Se sua empresa usa armazenamento de arquivos de prateleira abertos, os resultados da busca não irão conter caixas.
NOTA: Se você limitar a busca a apenas arquivos de documentos, somente as colunas de metadados do arquivo estarão disponíveis para incluir na exibição de colunas. Se você limitar a busca a apenas caixas, somente as colunas de metadados de caixa estarão disponíveis para incluir na exibição da coluna. Se você incluir arquivos e caixas em sua busca, tanto as colunas de caixa quanto de arquivos estarão disponíveis para seleção.
NOTA: Os campos Cliente, Divisão e Departamento estão habilitados com a funcionalidade de digitação avançada. Comece a digitar o tipo de filtro e todas as inserções correspondentes serão exibidas.
- O Administrador de documentos Iron Mountain Connect define o padrão para incluir documentos de clientes, divisões e departamentos inativos em uma busca avançada. As organizações inativas podem visualizar o inventário, além de documentos de busca e recuperação, mas não é possível negociar pedidos. Desmarque a caixa de seleção Incluir Inativo para excluir documentos de organizações inativas de seus resultados de busca avançada.
- Se você quiser pesquisar por cliente, selecione um ou mais clientes na lista suspensa Cliente. Deixe este campo definido como Todos para incluir todos os clientes em sua busca. Somente os clientes para os quais você tenha sido concedido o acesso organizacional pelo administrador do sistema estarão disponíveis na lista suspensa.
NOTA: a seleção de vários clientes desativa os campos Divisão e Departamento e o Administrador de documentos Iron Mountain Connect procura somente o nível do cliente. A seleção de várias divisões desativa o campo Departmento e o Administrador de documentos Iron Mountain Connect procura somente os níveis de divisão e cliente.
- Se você tiver selecionado um cliente que está habilitado para divisão, a lista suspensa Divisão estará disponível. Selecione uma divisão para limitar a busca a documentos que pertencem apenas àquela divisão.
- Se você tiver selecionado um cliente e/ou divisão que está habilitado para departamento, o campo de busca Departamento estará disponível. Selecione um ou mais departamentos para limitar a busca a documentos que pertencem somente aqueles departamentos.
NOTA: Selecione a caixa de seleção Departamento inválido disponível na lista suspensa Departamento para incluir ativos não atribuídos a um departamento válido nos resultados de sua busca. Você deve buscar departamentos válidos e inválidos separadamente.
- Faça a busca pelo Record Status:
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- Tudo
- Na Iron Mountain
- Retirado da Iron Mountain
- Destruído
- Removido permanentemente da Iron Mountain
- Não está na Iron Mountain
- Solicitado; Pesquisando
Deixe este campo definido como Tudo para incluir todos os status na sua busca. Consulte Status dos retiros de Websphere para obter informações mais detalhadas sobre cada um desses status.
- Se você usar grupos de arquivos para sequenciar arquivos armazenados na Iron Mountain em uma prateleira aberta, o Grupo de arquivos será ativado. Selecione os agrupamentos que você deseja incluir em sua busca.
- Insira até cincocritérios de busca. Se você exportar os resultados da busca, os critérios serão incluídos:
Campo + Regra + Valor = Critérios de busca
Você deve selecionar um campo e uma regra e digitar um valor para executar a busca avançada. O Administrador de documentos Iron Mountain Connect não pode pesquisar uma linha de critérios parcialmente preenchida.
- Selecione um campo a ser pesquisado. Seu Tipo de registro determina quais campos estão disponíveis. Se você definir o tipo de registro para o arquivo, somente arquivos de metadados campos estão disponíveis. Se você defini-lo para o Box, caixa somente campos de metadados estão disponíveis. Se você incluiu ambos os arquivos e caixas em sua pesquisa, tanto o Box e campos do arquivo estará disponível.
- Selecione uma Regra para aplicar lógica ao Campo e restringir a busca.O Campo que você seleciona determina quais regras estão disponívei. O Administrador de documentos IMC exibe apenas as regras aplicáveis ao campo que você selecionou.
NOTA: Se você selecionar Is Blank (em branco) como regra, o campo Value (Valor) será automaticamente esmaecido para impedir entradas.
- Digite o valor que será procurado. Você pode usar o caractere curinga (*) e/ou os caracteres de busca (,) no campo Value (Valor) fpara personalizar ainda mais a busca.
- Se necessário, clique emAdicionar
e selecione umOperadorpara unir outros critérios a este. Você pode adicionar até cinco critérios de busca. Quando você juntar critérios, considere como o operador fará o inter-relacionamento com os critérios:
- E: localize retiros de Webpshere contendo todos os critérios
- Ou: localize retiros de Webpshere contendo qualquer critério
- Não: exclua retiros de Webpshere da busca
NOTA: Suas configurações de busca avançada são mantidas durante a sua sessão de usuário; elas são redefinidas para as configurações padrão quando você sair. O Administrador de documentos Iron Mountain Connect exibe um link na tela resultados de busca que permite retornar facilmente a suas configurações de busca avançada (link para Editar suas configurações de busca avançada).
- Clique em Busca ou
. Os resultados de sua busca serão exibidos.
Redefinido sua busca avançada
Quando estiver pronto para iniciar uma nova busca avançada, clique Reset (Redefinir)
para redefinir todas as configurações em toda a tela Advanced Search (Busca avançada), incluindo os campos de filtro e os critérios de busca.
Veja também
